OMS recrute une Assistante de programme

Durée du contrat (années, mois, jours) : 2 ans

Offre d’emploi

: 7 mars 2024 12 :24 :59

Date de clôture

: 21 mars 2024 22 :59 :00

Lieu principal

: Sénégal-Dakar

Organisation

: AF_SEN Sénégal

Horaire

: Temps plein

AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date limite de réception des demandes indiquée ci-dessus reflète les paramètres système de votre appareil personnel.

OBJECTIFS DU PROGRAMME

L’une des fonctions essentielles de l’OMS est de diriger et coordonner l’action sanitaire en favorisant la collaboration avec les parties prenantes, en mobilisant les partenariats et en galvanisant les efforts deployes par differents acteurs de la sante pour faire face aux defis sanitaires nationaux. L’OMS travaille en partenariat avec le systeme des Nations Unies, les organisations internationales bilaterales et multilaterales, la societe civile, les fondations, les universites, les institutions de recherche et les communautes en vue d’ameliorer la sante et assurer le bien-etre de populations. Au Senegal,le Gouvernement coopere avec une multitude d’acteurs bi- et multilateraux, des Fonds, des Initiatives, des organisations non gouvernementales et des structures intervenant dans le domaine de la sante. La plupart d’entre elles sont rassembles au sein d’un groupe thematique qui vise la facilitation et la rationalization de leurs relations avec le Ministere charge de la sante en particulier, ainsi que les autres secteurs de developpement ayant un impact sur la sante.. Cette fonction comprend la fourniture de services administratifs de haute qualite et bien planifies ainsi que le suivi efficace (et le respect) des modes operatoires normalises afin d’assurer une amelioration continue et l’excellence des processus institutionnels

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Sous la supervision generale du Representant de l’OMS et la supervision directe du charge desoperations, le ou la titulaire du poste s’acquittera des principals taches suivantes :1.Initier les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes; les finaliser conformement aux styles de l’OMS et du departement et veiller a la bonne redaction avant soumission pour approbation et signature ;2. Organiser la preparation administrative des reunions internes et externes, y compris la reservation des salles, les lettres d’invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ; preparation des documents utiles ; envoi de materiel et suivi pour la mise a disposition des moyens de transport ;3.Contribuer a la planification des activites des programmes, prendre les comptes rendus des reunions et faire le suivi des points necessitant une prise d’action afin d’assurer une reponse rapide aux requetes de l’OMS ;4. Obtenir des documents d’information pour les reunions, seminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, verifier leur disponibilite et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropries ;5. Veiller a ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, regles,pratiques, procedures et style d’edition de l’OMS et les corriger si necessaire avant leur soumission a la signature du Representant.6. Utiliser des outils de suivi appropries pour faire un suivi efficient des dossiers; en outre veiller a ce que les dates butoiret les echeances sont respectees afin que les correspondances et les requetes soient analysees et traitees dans les meilleurs delais ;7. Utiliser GSM pour preparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Initier dans GSM/Oracle les requetes e services dans le cadre de l’execution des programmes8. Faire les reservations des billets d’avion, chambres d’hotel et salles de reunions. Preparer les dossiers de voyage et traiter toute autre tache, sur demande ;9.Apporter un appui a la logistique ainsi qu’a la gestion des equipements et fournitures (tenue du stock de fournitures etmateriel, suivi de l’entretien du materiel et des vehicules, etc.); 10.Apporter un appui a l’organisation administrative des missions et deplacements des membres de l’equipe et des consultants externes (etablissement des ordres de mission, des memos depaiement, des bons de commande d’achat de billets d’avion);11.Appuyer l’organisation des reunions, ateliers et seminaires organises par l’equipe12. S’acquitter d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien al’Administration et au Bureau du Representant.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essential: Diplome de fin d’etudes secondaires (Baccalaureat)complete par une formation en secretariat, administration., en management de projet, en finances ou comptabilite
Desirable: Un diplome de Licence/ bachelor en business administration, en finance ou dans des domaines connexes, delivre par un etablissement reconnu

Expérience

Essential: Au minimum cinq (05) ans d’experience a un poste d’assistant(e) executif(ve) et de secretariat, assistant financier ou assistant de projet /programme dans une organisation nationale ou internationale connue
Desirable: Experience dans des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout

Compétences

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de gestion du bureaupar le biais des cours internes, la formation sur le tas ou l’auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le BureauPays, le groupe organique et l’OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres dupersonnel

Compétences de l’OMS

Travail d’équipe
Respecter et promouvoir les différences
individuelles et culturelles Communication

Utilisation des compétences linguistiques

Essentiel : Connaissance approfondie du français.
Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l’anglais.

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un package de rémunération attractif qui, pour le poste susmentionné, comprend un salaire annuel net de base à partir de 11 366 000 FCFA (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Cet avis de vacance de poste peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau scolaire

Seuls les candidats dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactés.

Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.

Dans l’éventualité où votre candidature est retenue pour une entrevue, vous devrez fournir, à l’avance, une copie numérisée du ou des diplômes/diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes de l’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/. Certains certificats professionnels peuvent ne pas figurer dans le WHED et nécessiteront un examen individuel.

Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Il sera dûment tenu compte de l’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible.

Toute nomination ou prolongation d’engagement est soumise au Statut du personnel, au Règlement et au Manuel du personnel de l’OMS.

L’OMS s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel indépendamment de la situation de handicap, du sexe, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de la langue, de la race, de l’état matrimonial, de la religion, de la culture, de l’origine ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.

L’OMS s’est engagée à atteindre la parité entre les sexes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États membres non représentés ou sous-représentés (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) sont fortement encouragés à postuler.

Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour leur permettre de participer au processus de recrutement. Les demandes d’accommodements raisonnables doivent être envoyées par courriel à reasonableaccommodation@who.int

Il est essentiel d’avoir un dossier irréprochable en matière d’intégrité et de normes d’éthique professionnelle. L’OMS s’enorgueillit d’une main-d’œuvre qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS.

L’OMS applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas réel ou présumé d’EES, de harcèlement sexuel et d’autres types de comportements abusifs. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’EES, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportement abusif ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats finaux.

L’OMS dispose d’un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de tabac, quelle qu’en soit la forme.

Pour plus d’informations sur les opérations de l’OMS, veuillez consulter le site : http://www.who.int.

L’OMS offre également un large éventail d’avantages au personnel, notamment des congés parentaux et des modalités de travail flexibles attrayantes afin de promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et de permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.

L’âge légal de départ à la retraite est fixé à 65 ans. Dans le cas des candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer leur mandat seront normalement pris en considération.

Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont subordonnés à la confirmation par les membres du personnel qu’ils sont vaccinés, comme l’exige l’OMS, avant d’entreprendre une mission auprès de l’OMS, sauf si une condition médicale ne permet pas une telle vaccination, comme l’atteste le personnel des Services de santé et de bien-être de l’OMS. Le candidat retenu sera invité à fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie du carnet de vaccination mis à jour doit être communiquée au service médical de l’OMS dans le cadre du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccination spécifique pour l’entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve officielle ou une certification de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations vaccinales spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l’OMS sur les voyages internationaux et la santé et le bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à l’adresse shws@who.int.

Ce poste fait l’objet d’un recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de navettage locale du lieu d’affectation.

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